Система автоматизации работы с документами

Одновременная работа над договором нескольких человек

Мы продложаем формировать серию статей о возможностях сервиса ТурбоКонтракт! Ниже пойдет речь о том, как можно экономить время при согласовании договоров.

Подавляющее большинство систем документооборота для делопроизводства, не предполагают одновременную работу нескольких человек над договором. В их терминологии договор – это файл формата docx, который перемещается, от одного получателя к другому, приобретая по пути различные статусы и исправления.
Предполагается что договор, во внутреннем и внешнем согласовании, проходит цепочку согласований от одного человека к другому. Это удобно, когда есть настроенный бизнес процесс и четкие правила, есть сотрудники готовые их соблюдать.
Этот процесс превращается в кошмар делопроизводства, когда нужно срочно подготовить и передать эксклюзивный договор по цепочке, кто - то должен подготовить, другой прочитать, внести замечания, вернуть обратно. Кто то ушел обедать, кого то нет на месте, у кого-то нет времени заняться договором – прямо сейчас.
Коллектив разработчиков ТурбоКонтракт решил эту проблему.
 

У нас есть собственный  многопользовательский текстовый редактор, “заточенный” под договора.

В договор могут быть допущены неограниченное число ваших сотрудников с разными статусами и правами публикации. При этом изменения, внесенные одним участником мгновенно видны всем остальным, работающим с договором, есть свой чат для общения. Сохраняются и подсвечиваются все изменения по тексту, видно, какой сотрудник, какую правку внес.

Конечно, мы оставили и возможность передавать текущую ответственность по договору, всем видно “на ком сейчас мячик”, от кого ждут дальнейших действий. Но при этом никто не мешает в это же время остальным участникам вносить свои правки и корректировки.

Если у вас нет штатного юриста, но есть знакомый  – Вы можете пригласить  его к согласованию, указав его адрес почты. Ему придет уведомление о том, что его позвали к обсуждению, он нажмет на ссылку и предложит свои правки и замечания.

Отправка договора партнеру – происходит максимально быстро, контрагент также подключается в договор, (ему приходит уведомление, он нажимает на ссылку) –и видит перед собой текст документа – но уже от лица своей компании. Он также может пригласить своих сотрудников, которые будут вносить правки. В режиме внешнего согласования, возможно, публиковать правки как в зоне видимости своей организации, так и в общей зоне видимости с привлечением контрагента.

Как только все пункты согласованы с обеих сторон – создается согласованная версия договора, которую можно скачать в защищенном PDF файле, распечатать подписать и отправить контрагенту.

Для того, что бы подстроиться под ваши бизнес - процессы, мы также сделали Лист визирования. Вы можете его настроить. В таком случае, договор перед созданием согласованной версии будет ждать, когда все участники визирования (или их заместители)  с Вашей стороны – поставят финальную визу (нажмут на кнопку), при этом - визу можно ставить в произвольном порядке.

И еще очень важно – теперь Вам не нужно заботиться об оформлении, у вас не будут слетать внутренние гиперссылки, шрифты, нумерация пунктов, реквизиты. Вы не сможете нечаянно испортить Ваш договор. Сосредоточьтесь не тексте документа, а не на оформлении.

Пользуясь нашим сервисом - Вы экономите свое время.
 
Понравилась статья?
Подпишитесь на обновление нашего блога прямо сейчас!
Просмотры 450
Комментарии 0
Для того чтобы оставить комментарий необходимо
или зарегистрироваться .
mac

Зарегистрируйтесь в системе ТурбоКонтракт прямо сейчас!

Начните работать в системе!