Система автоматизации работы с документами

Согласование условий договора. Как ТурбоКонтракт облегчает работу с покупателями.

Подавляющее большинство систем электронного документооборота (СЭД) упрощают внутренние процессы согласования договоров.  В их представлении договор – это файл формата MS Word, а под “согласованием” подразумевается, что такой-то человек, занимающий необходимую должность,  с содержимым файла ознакомился, полностью согласился. (Поставил галочку, визу, подпись)

У таких систем наблюдаются следующие проблемы:
 

Договор - это юридический документ, всегда имеющий, как минимум, две стороны. (Ваша сторона и контрагент).Как только процесс внутреннего согласования в СЭД прошёл, возникают трудности с передачей информации контрагенту. У Вашего покупателя – нет такой же СЭД или есть другая СЭД и другие бизнес процессы работы с условиями договоров.В данном случае - Вы отправляете ему на согласование файл (Word, PDF) по почте. В хорошем случае он скажет – да, все хорошо – подписываем.

Иногда он его открывает, вносит правки, просит изменения, и присылает Вам обратно. И вот тут, начинается процесс внешнего согласования, который может затянуться на неделю-две.

СЭД работают с файлами, преимущественно формата Word,PDF. Для того, чтобы не плодились версии с одним файлом договора - в один момент работает один человек, т.е. работу невозможно распараллелить. Если с одним файлом договора, работают несколько человек одновременно, возникает хаос, при сведении этого документа в один финальный вариант.

СЭД работают с документами, а не с их содержимым. Управлять доступом к содержимому отдельных частей документа невозможно.


Сервис ”ТурбоКонтракт” в этом отношении уникален и позволяет:
  1. Осуществлять стандартные функции документооборота внутри предприятия, такие как передачу документа на рассмотрение другому лицу, просмотр, визирование определенными лицами.
  2. Приглашать контрагента в работу над договором, контрагент просто получает ссылку, нажимает на нее, попадает в договор. Клиент и его сотрудники пользуются бесплатно. Мы делаем всё, что бы Вашему клиенту, получившему приглашение в договор, было понятно - что и как делать в системе.
  3. Работать без Word. У ТурбоКонтракта - свой упрощенный многопользовательский онлайн текстовый редактор - заточенный под работу с договором и приложениями. Текст договора - это набор объектов, хранящихся в базе данных. Благодаря такому способу структурирования - ТурбоКонтракт отслеживает историю изменений по каждому пункту договорного документа. Вы можете ограничивать права доступа на публикацию контрагенту редакций. И соглашаться с теми или иными пунктами (условиями) договора отдельно. Это избавит от ошибок.
  4. Вам не надо заботиться о форматировании договора! При необходимости текущую версию договора можно всегда выгрузить с гарантированным оформлением в Word и PDF.
  5. Не содержать юриста в штате. Ваш юрист всегда может зайти удаленно, внести правки и комментарии  в нужные документы.
Понравилась статья?
Подпишитесь на обновление нашего блога прямо сейчас!
Просмотры 586
Комментарии 0
Для того чтобы оставить комментарий необходимо
или зарегистрироваться .
mac

Зарегистрируйтесь в системе ТурбоКонтракт прямо сейчас!

Начните работать в системе!