Учет договоров в таблицах Excel

Вопрос учета договоров актуален для любой компании. Он позволяет упростить работу с документами, минимизировать их потери, иметь четкую хронологию договорных взаимоотношений с контрагентами.

Небольшие компании зачастую ведут учет в специализированных журналах. Это удобно, если количество регулярно заключаемых договоров в организации не превышает несколько десятков. Когда объем подписываемых документов сотнями, компания задумывается об использовании электронных таблиц учета договоров. Одним из наиболее популярных инструментов в данном случае является программа Excel.

Учет договоров в Excel предполагает ведение таблицы-реестра, куда вписываются основные сведения по каждому договору или дополнительному приложению к нему.
К преимуществам рассматриваемого метода можно отнести:  

• Простота и доступность использования.
• Отсутствие затрат: ведение учета договоров в Excel бесплатно.
• Возможность сделать простой отчет, сортировку, выгрузку.
• При необходимости таблицу учета договоров легко распечатать.

За простотой использования Excel для учета договоров скрывается ряд недостатков, которые важно принять во внимание:
 

• Программа не позволяет эффективно работать со справочниками контрагентов, ответственных лиц. Корректировка, вносимая в справочные данные, не отражается автоматически в записях таблицы.
• Учет договоров в Excel не дает возможности осуществлять оперативный контроль сроков исполнения, учитывать мероприятия и события, связанные с конкретным документом.
• Поиск по нескольким заданным критериям в таблице учета договоров требует значительных временных затрат.
• Одновременная работа с файлом нескольких пользователей затруднена, в результате плодятся копии реестра.
• Программа не обеспечивает эффективного хранения, поиска и защиты данных.

Учет договоров в Excel – это просто и бесплатно, однако инструмент может оказаться неэффективным в случае высокой интенсивности документооборота. Понимая это, большинство организаций рано или поздно приходят к выводу о необходимости перехода на специальные программы автоматизации бизнес-процессов.

Текущий рынок программных решений в области документооборота крайне насыщен. Растущее количество предложений затрудняет выбор. Для пользователей важно, чтобы система позволяла быстро и эффективно работать с документами, обладала широкой функциональностью, но при этом могла гибко подстроиться под специфику конкретного бизнеса. Одним из таких решений является ТурбоКонтракт.

ТурбоКонтракт – облачная система, предназначенная для создания, согласования и хранения договорных документов. Уникальность функционала сочетается в ней с простотой и доступностью использования.

Учет договоров в ТурбоКонтракт позволяет:
 

• Автоматически вести реестр документов в системе, отсутствует необходимость в ручной работе.

• Мгновенно получать необходимую информацию о любом договоре и сопровождающих его документах.
• Поддерживать высокий уровень безопасности и надежности хранения договоров.
• Назначать исполнителя и отслеживать поставленные задачи.

Важным преимуществом является то, что использование ТурбоКонтракт не требует установки специального программного обеспечения. Начать работу можно в любой момент с любого компьютера, используя обычный браузер. Кроме того, есть специальные тарифы, позволяющие работать в системе абсолютно бесплатно.

Учет договоров в Excel удобное и быстрое, но краткосрочное решение. Надежность, качество и высокую эффективность работы с документами в долгосрочной перспективе сможет обеспечить только специальная автоматизированная система.